CT-EcoDIGIT elektronikus bizonylatkezelő és utalványozó program

 

Cégünk elkészítette a CT-EcoSTAT Rendszerhez a CT-EcoDIGIT modult, amely alkalmas a digitális bizonylatkezelésre és utalványozásra. Cégünk A tatabányai Szent Borbála Kórházban és a veszprémi Csolnoky Kórházban elindította az a pilot projektet, amelyben már éles körülmények között alkalmazzák a rendszert. Kérjük olvassák el a rendszer rövid ismertetőjét. Amennyiben bármilyen kérdés merülne fel, készséggel állunk rendelkezésükre.

A papíralapú bizonylatok használata rendkívül sok pénzt és energiát emészt fel. Gondoljunk csak arra, hogy a beérkező számla iktatásától kezdve, mennyi további papírt és festéket használunk fel, a másolatok, az utalványok és az egyéb kiegészítő nyomtatványok elkészítésére, amíg a számla sorsa véglegesen nem rendeződik.

Milyen előnyökkel jár a CT-EcoDIGIT program használata?

Az elektronikus számlázás révén a kimenő számlák kiállítása olcsóbban és gyorsabban végezhető el. A számla azonnal megjelenik a partner rendszerében, nincs többé szükség hiteles másolatok küldözgetésére.§ A bejövő számlák kezelése lényegesen egyszerűbbé válik. Nincs szükség irattározásra, drága irattartók és szekrények vásárlásra, hiszen az elektronikus számla rögtön a számítógépes rendszerben jelenik meg.§ A gazdasági és gazdálkodási folyamatokat nem akadályozza, hogy egy bizonylat egyszerre fizikailag csak egy helyen lehet, hiszen az elektronikusan tárolt számlák, bizonylatok, utalványok tetszőleges helyen használhatók egyidejűleg. Nem szükséges másolatokat készíteni a számlákról, bizonylatokról, hiszen minden felhasználó - akinek joga van rá - láthatja az eredeti bizonylat képét

Kiszámoltuk: SOK PÉNZT takaríthatunk meg!

Évente 243 milliárd euró elpazarlását és 15 millió fa kivágását lehetne megelőzni azzal, ha az unióban általánossá válna az elektronikus számlázás - számították ki az európai bizottsági szakértői. Nem véletlen tehát, hogy a papíralapú bizonylatokról az elektronikus bizonylatokra történő átállását sürgeti az Európai Unió is.Az e-számlázás eddig csak az észak-európai országokban terjedt el jelentősebb arányban. Svédországban és Norvégiában a vállalatok által ügyfeleiknek kiállított számlák harminc százaléka elektronikus, Finnországban pedig már minden második vállalkozás él ezzel a költségkímélő és környezetbarát lehetőséggel. Németországban és a többi uniós államban is nő az érdeklődés, de az áttörés még messze van.Sokat segíthet ebben, ha az államigazgatás jó példával jár elöl. Dániában például már megvalósult a közszféra teljes átállítása az e-számlázásra, ez az Európai Bizottság jelentése szerint éves szinten 100-134 millió euró megtakarítást eredményezett. Svédországban és Olaszországban 2007-ben lépett életbe az az előírás, amely szerint az állami szervek kizárólag elektronikus számlákat fogadhatnak el.Saját számításaink szerint Magyarországon az e-számlázás és a papíralapú bizonylatok helyett a bizonylatok digitális tárolása, számításaink szerint bejövő számlánként csak anyagköltségben átlagosan mintegy 100 forint megtakarítást jelenhet. A kimenő számlák esetében ez az összeg - figyelembe véve a postaköltséget is több mint 200 forintot jelent számlánként. Nem beszélve arról a pótlólagos haszonról, hogy ilyen módszerrel azoknak a kisösszegű tételeknek a kiszámlázása is megérheti, amelyeket, ma azért nem számlázunk ki, mert „többe kerülne a leves, mint a hús"A fenti adatok birtokában könnyen kiszámolhatjuk, hogy átlagos méretű számlaforgalom mellett évente több mint egymillió forintot takaríthatunk meg, csak az anyagköltségen!

Mennyi idö alatt térül meg a CT-EcoDIGIT használatbevétele?

A CT-EcoDIGIT rendszer használatbavétele különösebb hardver beruházást nem igényel. Ahhoz, hogy a papíron érkező bizonylatokat (például számlákat) digitális formában tárolhassuk, szükség lehet szkennerek beszerzésére. Ehhez a feladathoz azonban nincsen szükség különleges berendezésekre, egyszerű asztali szkennerek is tökéletesen megfelelnek.Számításainknál egy olyan intézményt vettünk figyelembe, amelyben a bejövő számlák száma egy évben 4000 darab körül van, míg a kimenő számlák száma 500 darab körüli. Természetesen a digitálisan tárolandó bizonylatok nem csak a számlák, hanem számos másféle bizonylat is: rendelések, szerződések, szállítólevelek, raktári bizonylatok, utalványok, stb. tapasztalataink alapján egy-egy számlához átlagosan további 5 bizonylat kapcsolódik.A fentiek figyelembevételével csak a közvetlen költségekkel számolva, a CT-EcoDIGIT használata, egy év alatt megtérülhet. (És akkor még nem beszéltünk a közvetlen költségekről, mint az irattárakhoz szükséges területek, berendezések, stb.)A CT-EcoDIGIT használatának természetesen az elsődleges haszna a bizonylatok kezelésének gyors és egyszerű lehetősége, de ugyanakkor nem szabad figyelmen kívül hagynunk, hogy a rendszer közvetlenül is kimutatható költségmegtakarítást jelenthet.

Hogyan azonosíthatjuk az egyes bizonylatokat aláíró személyeket?

Az elektronikus bizonylatok esetében óhatatlanul felmerül a kérdés, hogy milyen módon kerülhet rá ezekre a bizonylatokra az egyes személyek aláírása? Ennek megoldására többféle lehetőséget kínál a CT‑EcoDIGIT rendszer:§ A maximálisan biztos megoldás az, amikor a munkatárasak chip kártyával azonosítják magukat. Ilyenkor ez a kártya egyértelműen azonosítja a tulajdonosát, és ebben az esetben a jelszavas vagy mágneskártyás és PIN kódos rendszereknél esetlegesen fellépő veszélyek kiküszöbölhetők. Ezek a kártyák lehetnek olyanok, amelyekhez közhiteles elektronikus aláírás kapcsolódik, de természetesen nincsen mindenki számára közhiteles elektronikus aláírás beszerzésére szükség, csak azoknak, akiknek ellenjegyzési és utalványozási joguk van. Más dolgozóknak elegendő, hogy a chip kártya egyértelműen és biztonságosan azonosítja a használót.§ A másik lehetőség, hogy a CT-EcoSTAT védelmi rendszerében a jelszavakhoz kapcsoljuk hozzá az aláírásit. Tapasztalataink szerint, ha a jelszavakat az elvárható gondossággal kezelik a felhasználók, akkor ez a megoldás is kielégítő biztonságot jelenhet. (Különösen, ha beállítjuk, hogy a jelszavakat bizonyos időnként kötelező legyen megváltoztatni.)

Hogyan támogatja a CT-EcoDIGIT program a papír bizonylatok nélküli munkafolyamatot?

A folyamatban az első lépést a megrendelés vagy a szerződés elkészítése illetve annak a kötelezettségvállalások közé történő felvétele jelenti. A rendelések és szerződések a CT‑EcoSTAT rendszer Rendelés/Szerződés moduljában kinyomtathatóak. Ugyanez a nyomtatási kép elektronikus formában eltárolható a rendszerben, sőt ha a partner hajlandó elektronikus formában fogadni a megrendelést (és ma már a cégek döntő többsége e‑mailben hajlandó fogadni a megrendeléseket!), akkor egyáltalán nincsen szükség a rendelés kinyomtatására, elegendő annak elektronikus képét eltárolni.Ahhoz azonban, hogy a rendelést elküldhessük a partnerhez szükség van arra, hogy a megrendelést az arra jogosított személy jóvá hagyja. Ezt támogatja a CT‑EcoDIGIT rendszer utalványozó modulja, ahol a vezető kiválaszthatja és elbírálhatja a megrendeléseket. Az elbírálás során a vezetőnek lehetősége van arra a rendelés/szerződés részleteit is megnézze, ha ezt szükségesnek látja. Az elbírálási folyamatot segíti, hogy a rendszerbe beépítettük a „Keretlapot", amelynek a segítségével a vezető egyszerűen áttekintheti a megrendeléssel kapcsolatos legfontosabb információkat, nem utolsósorban azt, hogy rendelkezésre áll-e az adott időszakban a rendelésre a fedezet.A számla beérkezésekor kaphatunk papír számlát vagy elektronikus számlát. A papír számlát ahhoz, hogy a CT-EcoDIGIT rendszerben használhassuk egy szkenner segítségével elektronikus formára kell konvertálnunk. (Erre természetesen a CT‑ECoSTAT Pénzügyi moduljában a számla rögzítésével egyidejűleg adott a lehetőség). Amennyiben a számla elektronikus formában érkezett, akkor a rendszer automatikusan előállítja a számla digitális képét, amelyet eltárolunk a rendszerben.Az immáron digitalizált számla a keretgazdához került - természetesen csak a számítógépen keresztül. Mivel a számlát elektronikusan tároljuk, abban az esetben sincsen baj, ha egy számlát esetleg több keretgazdának kellene leigazolnia, hiszen a digitalizált számla mindnyájuknak egyidejűleg a rendelkezésükre áll.Természetesen nem csak a számla hanem Készlet vagy a Tárgyieszköz modulban keletkező bizonylatokat is tároljuk a rendszerben, a hozzájuk tartozó elektronikus aláírásokkal együtt. A digitalizált bizonylatokat azonban hozzákapcsolhatjuk a megfelelő számlákhoz is, így biztosítva, hogy mindazok a bizonylatok, amelyek egy - egy számlához tartoznak, a későbbiekben a számlaszám alapján visszakereshetők és megtekinthetőek legyenek. A bizonylatokon és a hozzájuk tartozó utalványokon az elektronikus aláírásoknak megfelelő nevek is megjelenítésre kerülnek.A CT-EcoDIGIT rendszer legfontosabb eleme azonban az utalványozó modul, amelynek a segítségével az ellenjegyzés és az utalványozás folyamatát végezhetjük, a digitalizált bizonylatok segítségével, elektronikusan.

Az utalványozó modulban három szintet definiáltunk:

1.    Az első szint az Ellenjegyző és az Utalványozó munkáját segítő, a számukra a bizonylatokat előzetesen ellenőrző munkatárs szintje. Neki nem kell közhiteles digitális aláírással rendelkeznie. (Az utalványon ilyenkor megjelenik a segítő munkatárs neve.)

2.    A második szint a az „Ellenjegyző" szintje, aki már közhiteles digitális aláírással kell, hogy rendelkezzen. (Az utalványon ilyenkor megjelenik az „Ellenjegyző" neve is.)

3.    A harmadik szint az „Utalványozó" szintje, akinek a jóváhagyása után kerülhet sor a számla kiegyenlítésére. (természetesen az utalványon ettől kezdve már az „Utalványozó" neve is szerepelni fog.)

Az utalványozás folyamata során valamennyi szinten lehetőség van arra, hogy egy - egy számlához kapcsolódóan megtekinthessük valamennyi kapcsolódó digitálisan tárolt bizonylat. Ez a lehetőség biztosítja, hogy azoknál a számláknál, ahol az felsorolt személyek valamelyike részletesebb ellenőrzést tart szükségesnek, gyorsan és hatékonyan elvégezhesse azt.

A CT-EcoDIGIT használatának technikai feltételei

A CT-EcoDIGIT rendszer minden olyan partnerünk használatba veheti, aki a CT‑EcoSTAT rendszer jogosult felhasználója. A rendszer használatához semmiféle speciális eszközre nincsen szükség, de a használati értékét a nagyfelbontású monitorok használata nagymértékben növeli. A digitalizált bizonylatok jelentős helyet foglalnak el, ezért a szervergépen a megfelelő méretű winchesterek megléte alapvető követelmény.