CT-EcoSTAT modulok

A CT-EcoSTAT rendszer kifejezetten a költségvetési alapján gazdálkodó intézmények igényei és gazdálkodási specialitásai alapján került kifejlesztésre. Tettük ezt annak érdekében, hogy az intézmények működését a lehető legnagyobb mértékben támogatni tudja.
A rendszer a gazdálkodás teljes területét lefedő modul palettával rendelkezik így az intézmény teljes gazdálkodásának nyilvántartása meg tud valósulni egyetlen integrált rendszer segítségével.

Az intézményi kollégák munkájának segítése érdekében, fontosnak tartjuk, hogy az intézmények egyéb (szakmai, humán, stb..) rendszerei és a gazdasági rendszerünk között kapcsolat tudjon megvalósulni, így rendszerünket összeintegráltuk a legtöbb elterjedt szakrendszerrel, így megvalósul a rendszerek közötti kommunikációra.

A CT-EcoSTAT programrendszer kialakításakor a következő alapelveket tartottuk szem előtt:

  • - A törvényi szabályozásnak megfelelő működés
  • - Korszerű szoftver megoldás
  • - Folyamatvezérelt működés
  • - Testreszabhatóság
  • - WEB-es lekérdezési lehetőség
  • - Skálázhatóság
  • - Kedvező ár/használati érték arány
  • - Alkalmazhatóság hierarchikus rész-szervezetek esetében
  • - Alkalmazhatóság fizikailag elkülönült rész-szervezetek esetében

Rendszerünk a költségvetési intézmények között széles körben elterjedt, több mint 500 intézmény vezeti gazdálkodását CT-EcoSTAT-ban.

Cégünk filozófiája, hogy ne Partnereink alkalmazkodjanak az általunk fejlesztett rendszerekhez, hanem a rendszereink legyenek alkalmasak arra, hogy az más-más igényekkel és működési móddal rendelkező partnerek számára is megfelelőek legyenek. A CT-EcoSTAT rendszer is ebben a filozófiában született és paraméterkezelő modulja széles körű testre szabhatóságot biztosít ügyfeleink részére. Rendszerünkkel az informatikai környezet tekintetében is igyekszünk szabad választási lehetőséget biztosítani, ezért rendszerünk mind Oracle mind MS-SQL adatbázis kezelőn futtatható, illetve helyi hálózati és interneten keresztül történő elérése is biztosított.

A CT-EcoSTAT Pénzügyi és ÁFA nyilvántartó modulja alkalmas valamennyi pénzügyi nyilvántartási és ÁFA-val kapcsolatos feladat elvégzésére a jogszabályi előírások szerint.

A program többek között alkalmas a szállítói és vevői számlák nyilvántartására, pénztár, bank kezelésre. A CT-EcoSTAT Pénzügyi és ÁFA nyilvántartó programhoz szorosan kapcsolódik a CT-EcoDIGIT program, melynek segítségével az utalványozást, érvényesítést egyszerűsíthetjük, digitalizálhatjuk.

Kimenő számlák esetében más rendszerekből, nagy mennyiségű számlák átvételére is lehetőséget kínál a modul, mely segítségével könnyen-gyorsan lehet a számlákat kezelni a CT-EcoSTAT programban. A pénzügy modul körszámla programrész használatával rendszeresen előforduló, ugyanazon adattartalommal bíró számlák gyors kiállítására van lehetőség.

Az így előállított nagy mennyiségű számla előkontírozását csoportos kontírozással segíti a program, így az ugyan úgy kontírozásra kerülő tételeket, a felhasználóknak nem szükséges egyesével kikontíroznia. A csoportosan kikontírozott számlákat a főkönyv modul tömbösítve gyorsan képes könyvelni.

A 4/2013-as kormányrendelet változásainak következtében, a programban bevezetésre került az érvényesítés funkció, így a főkönyv modulba már csak olyan tételek kerülhetnek át könyvelésre, amelyek többszintű ellenőrzésen mentek keresztül. (az érvényesítés használata, az intézményi igények szerint automatizálható is).

A rendszerben az utalványozáshoz, érvényesítéshez szükséges utalvány kezelés, a törvényi előírásoknak megfelelő, aktualizált.

Az egyéb nyilvántartások segítségével az ügyfelekkel történő egyeztetést megkönnyíti a program. A modul lehetőséget kínál a folyószámla egyeztető, fizetési felszólító és késedelmi kamat levelek automatikus előállítására. Az egyeztető levelekhez egyedi formátumban készíthetők, külön sablonok intézmények egyedi elvárásainak kielégítése céljából.

Elektronikus számla készítés és befogadására is alkalmas a program, ami a papír felhasználást nagy mértékben csökkenti, a nyilvántartási költségeket csökkenti.

A banki feldolgozások során elektronikus kapcsolatot tartunk a Magyar Államkincstárral és az ország szinte minden bankjával, illetve Takarékszövetkezetekkel is. Elektronikus úton történő átutalás kezelésre képes a rendszer. Mind az adatok átadására, mind pedig a terhelések-jóváírások elektronikus feldolgozására lehetőséget ad a program, melynek segítségével gyorsan, könnyedén lehet haladni a mindennapi feldolgozás menetével. Ezáltal folyószámla információk naprakészségét tudjuk biztosítani.

A program a pénztárak kezelésével kapcsolatos feladatokat is teljes mértékben ellátja, illetve kihelyezett pénztárak nyilvántartására is lehetőséget kínál. A CT-EcoSATAT többi moduljához hasonlóan a pénzügy modulban is 6-féle kiegészítő kód használatára van lehetőség, amelyek segítségével több dimenzióban nyilvántarthatóak, kimutathatóak a pénzügyi adatok.

A 6 féle kód közül a szervezeti kód segítségéve az ÁFA bevallást is elkülöníthetjük egy adatállományon belül. A szervezeti kód segítségével lehet szűrni a számlák esetében is, így adott felhasználó csak azokat a számlákat, pénztárakat, banki pénzmozgásokat láthatja, amelyekhez jogosultsága van.

A program alkalmas teljes körű ÁFA bevallás készítésére, illetve az ÁNYK program felé az aktuális bevallást elektronikus úton képes elkészíteni, ez alapján gyorsan elkészíthető a NAV felé az ÁFA jelentés. A modul segítségével a jelentések feltöltése On-line kapcsolaton keresztül biztosított.

A főkönyv modul kettős könyvvezetésre alkalmas, költségvetési szervek és vállalkozások számára egyaránt. A modul a főkönyvet alátámasztó analitikai modulokkal (pénzügy, készlet, tárgyi eszköz, kötelezettségvállalás,stb..) közvetlen (tételes, vagy időszaki feladáson keresztüli) kapcsolatban áll, így az ott elvégzett feladatokat (például bank és pénztár kezelése, számlaiktatás) a főkönyvben már nem kell megismételni. Az analitikákkal kialakított integráció mélységét jól példázza, hogy kontírozni nem csak a főkönyv modulban lehet, hanem akár már a pénzügyi modulban is (egyidejűleg a számla iktatásával). A kontírozások egyszerűsítésére, automatizálására a rendszerben több lehetőség is adott, a tételek másolásával, arányszámmal, gazdasági eseményre jellemző könyvelési szabálygyűjteménnyel.

Az teljes EcoSTAT rendszerre jellemző csoportosító kódokkal az alapkönyveléstől független könyveléseket is vezethetünk az alapkönyveléssel párhuzamosan, így az adatainkat akár hétféle dimenzió szerint is csoportosíthatjuk.

A főkönyv széles körben integrált más, külső programokkal is, így például mintegy 20 bérrendszerrel (KIR, Orgware, Nexon, stb.) képes kapcsolatot tartani, vagy akár több élelmezési, gyógyszer vagy készletnyilvántartó programmal is.(Globenet, Gyurika, HC Pointer, stb.).

A költségvetési főkönyv az államháztartási szervek 2014. évi jogszabályi előírásai szerint működik. Ennek megfelelően a kötelezettségvállalással, követelés nyilvántartással összerendelten könyvelhetőek csak a tételek. Ez a kapcsolat nem csak a számlákra és a pénzmozgásoknál elvárás hanem többek közt a vegyes naplón és a bérnaplón is. A CT-EcoSTAT rendszerben a költségvetési és a pénzügyi számvitel szerinti könyvelés egy időben történik. A főkönyvi könyvelés kiemelten kezeli a 4/2013. NGM rendelet 17. sz. mellékletében előírt kötelező egyezőséget. Ezt támogatja egy speciális törzs, ami tartalmazza a rovatokat, a hozzárendelt 42/35 számlaszámokat, és a kapcsolódó pénzügyi számlaszámokat is. Ennek a törzsnek köszönhetően nem szükséges a rovat és pénzügyi számlaszámok azonos mélységű alábontása, ugyanakkor ez a törzs vezérli a kontírozást, könyvelést, és ezzel a folyamatba építetté teszi a rendszer az előírt egyezőség ellenőrzését. A 2014. évi beszámoló űrlapok a rendszerből lekérhetőek, a KGR rendszernek átadhatóak. A pénzügyi számvitel adataiból a rendszer kontrolling modulja további elemzéseket végez. 

A CT-EcoSTAT gazdasági rendszer kötelezettségvállalás modulja két almodult foglal magába: a kötelezettségvállalást és a rendelés-szerződés nyilvántartó almodult.

A modulok fő célja, hogy a költségvetési intézmények számára kötelező kötelezettségvállalás nyilvántartást biztosítsa, megkönnyítse.

A modul többek között alkalmas:

·         az ad hoc kötelezettségvállalások (rendelések – anyag, tárgyi eszköz, szolgáltatás) nyilvántartására,

·         a több hónapon/éven keresztül teljesülő kötelezettségvállalásokat, bevételi előírásokat (szerződések).

·         a lehívásos tenderek nyilvántartására,

·         a keretszerződések kezelésére,

·         a közbeszerzések figyelésére,

·         a szerződések (rendelések, számlák, stb.) elektronikus nyilvántartása.

·         a 100 ezer forint alatti kötelezettségvállalások nyilvántartására

·         a bérek kezelésére

A modul segítségével a keretek kezelésére és figyelésére több metódus létezik, így minden intézmény az a saját ügyvitelének a leginkább megfelel módon tud gazdálkodni kereteivel.

A jogszabályi elvárásoknak megfelelően, a sima/előzetes kötelezettségvállalások és változásaik főkönyvi feladása a rendszerben eltárolt adatok alapján elvégezhető.

A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy különböző jogosultsági beállításokkal a kötelezettségvállalás adatköreit a felhasználókra egyénileg korlátozza, ezzel biztosítva, az adott intézmény(ek) minden egyes területe, szervezeti egysége, csak a számára releváns adatokat lássa, és tudja módosítani.

A CT-EcoSTAT rendszer Tárgyi eszköz modulja a számviteli előírásoknak megfelelően az egyedi nyilvántartású tárgyi eszközökkel, ingatlanokkal, valamint az immateriális javakkal kapcsolatos mennyiségi és értékbeli nyilvántartási valamint könyvelési feladatok teljes körű elvégzésére szolgál.

A napi munkafolyamatok, (például a raktárosi feladatok, a műszaki jellegű feladatok és  pénzügyi feladatok) külön választhatóak a program segítségével és ezek egymástól teljesen elkülöníthetően végezhetők. A modul alkalmas az idegen tulajdonú eszközök és az üzemeltetésre, vagyonkezelésbe átadott vagy átvett eszközök nyilvántartására is. A modulban megoldott a folyamatban lévő beruházások nyilvántartása, így az intézmény naprakész információval rendelkezhet folyamatban lévő beruházásairól.

A Tárgyi eszköz modul a jogszabályi feltételeknek megfelelően napi értékcsökkenés elszámolást végez, és minden mennyiségi és értékbeli változás vezetésére lehetőséget kínál. Alkalmas a 4/2013 számú kormányrendelet és azzal összefüggésben alkalmazandó más jogszabályokon alapuló új költségvetési számviteli rend szerinti rovatos könyvelésre. A program elvégzi a főkönyvi nyilvántartással történő egyeztetést, megfelelő analitikát szolgáltat a főkönyvnek, ezáltal a mérlegadatok alátámasztására is képes.

A tárgyi eszköz modul alkalmas a 15-ös beszámoló tábla előállítására.

A Készlet és anyag nyilvántartó modul egy olyan gazdálkodási modul, amely a raktári anyagok, gyári számos cikkek és kisértékű eszközök nyilvántartására, mozgatására, illetve azok kezelésére szolgál.

A modul segítségével pontos és áttekinthető információt kapunk az intézmény gazdálkodásáról, az anyagokkal és eszközökkel kapcsolatos tevékenységek folyamatáról.
A rendszer integráltságának köszönhetően a készlet modul szoros kapcsolatban van a rendszer többi moduljával, így elérhetővé válik a készletekkel kapcsolatos adatok áramlása többek között a főkönyv, pénzügy, igénylés vagy például a rendelés modulok között. Ennek köszönhetően a rendszerben elkerülhető a redundáns adatrögzítés és jelentősen egyszerűsödik a felhasználói munka.

A készlet modul képes a 2014-es költségvetési jogszabályoknak megfelelően a számlák pénzügyi és költségvetési kontírozására főkönyvi számlaszám, rovatkód és kötelezettségvállalás adatok automatikus kitöltésére. A havi feladások során az készletállományban bekövetkezett minden nem számlázott mozgás a főkönyvi modul felé feladásra kerül, így a teljesen automatizált folyamatok segítenek a főkönyvi és analitikus nyilvántartás egyezőségének biztosítására.

A modul lehetőséget biztosít a konszignációs készletek és felhasználások, valamint a partnereknek készült jelentések kezelésére.

A program kialakítása során nagy gondot fordítottunk arra, hogy a gyors és hatékony munkavégzést is támogassuk. Lehetőség van a cikkek vonalkódos nyilvántartására, teljes körű adatkezelésére mobil adatgyűjtő és vonalkód olvasó segítségével. A program közös törzsállományokat használ a pénzügyi és a főkönyvi modullal, egyszerűvé téve az automatikus egyeztetéseket és a havi és év végi zárások lefuttatását, annak automatikus elkészítését és lekönyvelését. A kétlépcsős év végi zárás lehetővé teszi a mennyiségi és az értékkönyvelés időbeli eltolását.

A CahsFlow modul kialakításakor olyan eszközt igyekeztünk létrehozni, amely segítségével könnyen és gyorsan válaszokat kaphatunk az intézmény napi pénzügyi helyzetével kapcsolatos kérdésekre, mint például:
Hogyan áll az intézmény szabad pénzkészlete? Milyen várható kifizetések és egyéb kötelezettségek terhelik a közeljövőben a bankszámlát? Mekkora összeggel tartoznak partnereink? Milyen a lejárt tartozásaink összetétele? stb…

A likviditási adatokat gyorsan és naprakészen készíthetjük el, s ezen túl a modul jelentős segítséget nyújt az előrejelzésben, mellyel könnyebben ütemezhetjük a kifizetéseket és tervezhetjük pénzgazdálkodásunkat.
A CashFlow modul használatával korán fel lehet ismerni a likviditási problémákat, valamint törekedhetünk a finanszírozási költségek és a kockázatok minimalizálására.

A program adatai listák, grafikonok megjeleníthető, illetve további elemzés céljából Excel formátumba is kinyerhető.
A programba épített számos elemzési funkció segíti a hatékony információ kinyerést.

Ez a modul a főkönyv teljesítési adatait veszi alapul, és ezeknek a tényadatoknak az extrapolálásával képes valós költségvetési alapadatokat előállítani, amelyek arányaiban és összegeiben is jó közelítését jelenthetik a következő év költségvetési kereteinek. A program használata során az eredeti nyers adatok nagyon gyorsan és tetszőleges csoportosításban rendelkezésre állnak és könnyen módosíthatók.

A program képes intézményi szinten, egység vagy egyéb tetszőleges csoportosításban tervezni az előirányzatokat, attól függően, hogy a főkönyv milyen részletes adatokat bocsát rendelkezésre. Egy vagy akár több számlaszámra is figyelembe veszi az infláció hatását, tehát a kiadások növelése könnyen megoldható (ha szükséges). Képes a kiadások változatlanul hagyása mellett újrakalkulálni a bevételi oldalt, vagy fordítva, a kiadásokat tudja igazítani a bevételekhez, mindezt úgy, hogy betartja a főösszegek egyezőségét, így sok kézi számítástól kíméli meg a felhasználót.

Az elkészült költségvetés adatai könyvelési tételenként áttölthetők a Főkönyvi modulba, helyette: és a KGR programba. Az elkészült költségvetés adatai természetesen nyomtathatók, így akár könyvelési bizonylatnak is használhatók.

 

Habár 2014. évtől az előirányzat nem könyvelendő szakfeladatra, de még kormányzati funkciókra sem, a költségvetés tervező mégis engedi választhatóan ezek használatát. Ennek hasznát elsősorban az önkormányzatok látják, hiszen náluk a testületi beszámoláshoz nélkülözhetetlen az ilyen bontás. Ez a lehetőség biztosítja az egész évi előirányzatra vonatkozásában a témánkénti  nyomon követhetőséget, miközben a főkönyvi feladás csak a jogszabályi előírás szerinti  adatokat veszi át.

A CT-EcoSTAT Leltár modult az intézményi leltározási feladatok megkönnyítése céljából fejlesztettük ki.

A modul alkalmas a nagyértékű és kis értékű tárgyi eszközök, valamint – raktárakban – a leltárköteles anyagok teljes körű leltározására, a jogszabályok által előírt keretek között, a jogszabályoknak megfelelő leltárívekkel, kimutatásokkal és bizonylatokkal. Illetve tartalmazza az ingatlanok nyilvántartásához kapcsolódó, valamint az azokhoz tartozó helyiségek leltárának elkészítésére szolgáló funkciókat is.

A leltár modul segítségével a CT-EcoSTAT Tárgyi eszköz és a Készlet/Raktár modulokban nyilvántartott eszközöket tudják a felhasználók könnyedén számba venni, leltározni, így a leltározás kiinduló állapotát az intézmény nyilvántartásában szereplő eszközök biztosítják.

A leltár modul a leltározás teljes folyamatát támogatja, illetve lehetőséget biztosít a vonalkódos leltározás megvalósítására is., ami végezhető hagyományos módon kézzel, a programból kinyert leltárív alapján, de az adatok felvehetők vonalkód olvasóval is, melyről az adatok feldolgozáshoz a programba betölthetők.

A leltárok felvétele - után amennyiben a leltározás eltéréseket tárt fel – a modul segítségével leltáreltérési kimutatás nyomtatható, rajta azokkal a kiegészítésekkel, melyek a személyi felelősség nyilatkozatait tartalmazzák.

A modul a jogszabályok által előírt listákon kívül egyéb, az intézet vezetősége számára fontos információkat tartalmazó listák is készíthetőek az intézet teljes körű vagyonának a helyzetéről.